Тогда нужно как минимум удобное и понятное простым пользователям версионирование этих документов, к которым открывают доступ. В системах документооборота по дцать килобаксов, верю есть, а вот подеешевле — как-то не очень. У того же гугл-докса.
Гитхаб простым пользователям не предлагать.